Dans certains secteurs, les coûts d’impression peuvent représenter jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise… Il est donc primordial de diminuer ce budget autant que possible. Heureusement, il existe des méthodes simples et efficaces qui permettent d’agir et de limiter les dépenses de papier et d’encre. Mais pour y parvenir, vous devrez au préalable modifier les petites habitudes de travail de vos employés et les inciter à adopter les bonnes pratiques.
1. Déterminez les besoins de l’entreprise
Pour réduire les coûts d’impression, il faut d’abord… les connaître ! Commencez par réaliser un audit du parc d’imprimantes et de copieurs (et des consommables associés) si ce n’est pas déjà fait, afin de déterminer l’état des machines utilisées et en particulier le coût par page pour chaque appareil. Cela vous aidera à calculer précisément vos dépenses en matière d’impression, et à établir un programme de diminution des coûts. Cet audit peut être réalisé en interne si vous estimez disposer des compétences nécessaires. A défaut, n’hésitez pas à recourir à un prestataire extérieur, que ce soit un cabinet de conseil ou un constructeur présent sur le marché.
Photocopieurs : comparez les fournisseurs2. Rationalisez le parc en réduisant le nombre de machines
Utiliser des imprimantes, des scanners ou des photocopieurs individuels entraîne un surcoût pour l’entreprise, puisque même en veille les appareils électroniques consomment beaucoup d’électricité. A cela s’ajoutent les problèmes occasionnés par l’encombrement et l’hétérogénéité des machines. Vous avez donc intérêt à remplacer les vieux modèles par des versions multifonctions plus récentes et performantes, diminuant ainsi la facture énergétique et permettant de ré-allouer la place libérée. En centralisant à chaque étage les appareils dans des zones dédiées, vous pouvez en outre réduire le bruit et accroître la qualité de vie au travail.
3. Les bonnes pratiques à mettre en place d’urgence :
- La toute première mesure à instaurer est la systématisation du recto-verso, rendue possible par les imprimantes multifonctions. Ce qui réduira du jour au lendemain la consommation de papier d’environ 30%!
- Paramétrez l’ensemble des machines en optant pour l’impression noir et blanc par défaut, et en choisissant une qualité d’impression inférieure (le mode brouillon) toujours par défaut. En effet, la plupart des documents imprimés en entreprise ne nécessitent pas une impression couleur de haute précision, donc autant éviter ces dépenses inutiles.
- Privilégiez la dématérialisation des documents de travail via la mise en place d’un service de courriel ou d’un réseau social d’entreprise par exemple, ainsi que l’archivage numérique à l’archive papier pour les documents légaux ou techniques.
4. Accompagnez les employés dans le changement
Convaincre vos collaborateurs de partager des imprimantes, alors qu’ils disposaient d’une machine personnelle auparavant ne sera pas forcément chose aisée. De même, les forcer à employer du noir et blanc à la place de la couleur ne fera pas que des heureux. Vous devrez faire preuve d’une grande pédagogie dans la conduite du changement. Prévoyez des opérations de communication astucieuses, comme la visualisation du nombre d’arbres devant êtres coupés en fonction des commandes de ramettes de papier. Éventuellement, proposez de partager avec vos employés une partie des économies sous forme de titres-restaurant pour renforcer leur adhésion.
